Neue und alte Archiv-Methoden
Lag der Fokus der Archivarbeit in der Provinzkanzlei seit 2018 auf der Sicherung der wichtigsten Papierbestände durch Digitalisierung der historischen Bücher – was noch lange nicht abgeschlossen sein wird –, so kam Ende 2022 eine zusätzliche Aufgabe für meinen Assistenten Matthias Eder und mich hinzu: die jüngere Vergangenheit und deren Akten zu bändigen.
Die vormals vielfältige und schwer durchschaubare Aktenstruktur mit Schachteln, Mappen, Folien, Ordnern, Clip-Heftern usw. wurde und wird durch gebundene Bücher abgelöst. 2023 sind 175 Bücher entstanden. Damit reihen sich die Akten von 1912 bis 2023 in die anderen historischen Bücher ein. Ein großer Vorteil der gebundenen Bücher ist, dass die mühsam sortierten Blätter nicht neuerlich in Unordnung geraten können. Alles wird auch digitalisiert und, wenn möglich, mit einem Volltext-Index versehen, sodass wir zum Beispiel bei einer komplexen Recherche das physische Buch gar nicht anfassen müssen, sondern digital recherchieren können. Chronologisch geschlichtet wird, damit spätere Generationen die Bücher wie ein Tagebuch durchgehen können und bei Bedarf unseren Weg nachvollziehen können.
Sorgfältige Handarbeit
Vergilbte, verblasste oder aneinanderklebende Seiten werden behandelt und, wenn möglich, reproduziert. Die in der Zeit von 1940 bis 1980 gebräuchlichen Durchschlagpapiere stellen eine Herausforderung dar: Sie sind dünn und oft von schlechter physischer Qualität. Ihre Lagerung in Schachteln führte zu Quetschungen an den Rändern, sodass sie nicht durch Einzugsscanner digitalisiert werden können. Es bedarf oft der sorgfältigen Handarbeit meines Kollegen Matthias Eder. Es ist aber auch Mut zum Abschied nötig, nämlich dann, wenn physikalische Eigenschaften des Mediums und Lagerungsart das Ende eines Dokuments bedeuten. So wie das bei vollständig verblassten Seiten von Thermopapier in Klarsichtfolien der Fall ist. Wir wollen aber alles unternehmen, derartige Dokumente der Anfangszeit der Kopiergeräte und Fax-Apparate aufzuspüren und zu retten.
Zum Vergleich: Derartige Dokumente sind 35 bis 40 Jahre alt. Unser ehrenamtlicher Mitarbeiter Mag. Johann Axnix restauriert (reinigt und glättet) historische Brüder-Dokumente, viele weit über 200 Jahre alt, und die sind nach der liebevollen Arbeit von Mag. Axnix in bestem Zustand.
Neuorganisation
Viele Schachteln im Archiv quellen über, andere hingegen sind nur gering befüllt und belegen unnötig Platz. Durch das Entfernen von Leerräumen wird im Archiv Platz gewonnen, um die Akten aus jenen Konventen ins Archiv aufnehmen zu können, die dauerhaft ohne Barmherzige Brüder bleiben werden. Aber auch das, was die Zukunft an Dokumenten bringt, braucht seinen Platz, wie das Hier und Jetzt, das uns mit seinen Schriftstücken hetzt. Dabei ist die besondere Herausforderung, dass wir heute nicht wissen, was morgen gebraucht wird. Protokolle, Aktennotizen und chronologische Aktenbücher haben daher große Bedeutung, nicht nur vor Gericht.
Den gesamten Beitrag "Neue und alte Archiv-Methoden" können Sie hier downloaden.
Sie wollen mehr über Inhalt dieser Ausgabe erfahren?
Hier können Sie sich das Inhaltsverzeichnis anschauen.