Projekt „Einführung SAP IS-H“, Stand Herbst 2021

Das Ziel
In allen sieben Krankenhäusern der Barmherzigen Brüder Österreich soll SAP IS-H eingeführt werden. Als ersten Schritt wird IS-H in den Bereichen Patientenabrechnung, Kommunikation mit den Kostenträgern und Honorarverrechnung verwendet – die Patientenadministration und die medizinische Dokumentation finden vorerst weiter in Patidok statt, das somit auch das führende System ist.

Die Herausforderungen
Bei meinem Dienstbeginn im SAP-Team Anfang August 2021 war die Situation folgende:
Im Krankenhaus Wien war die Umstellung mit Oktober 2020 durchgeführt worden und im KH Eisenstadt mit Juli 2021. Der Kollege, der das Projekt bis dahin beinahe im Alleingang betreut hatte, war mit Ende Juli in ein anderes Unternehmen gewechselt und auch bei der externen Firma, die als Partner die Umstellung durchgeführt hatte, waren zwei der drei wichtigsten Projektmitarbeiter aus persönlichen Gründen nicht mehr verfügbar bzw. im Begriff, das Unternehmen zu verlassen.

Zudem war im Zuge der Inbetriebnahme und Nachbetreuung in Wien und Eisenstadt deutlich geworden, dass dieses Projekt viel mehr Ressourcen benötigte, als vorhanden waren. Sichtbar wurde das unter anderem auch dadurch, dass noch unbearbeitete Problem-Meldungen der Anwender von Februar/März 2021 vorhanden waren – es war verständlicherweise nicht möglich gewesen, die Rollen des Supporters für das bereits produktive System in Wien und des Projektverantwortlichen für die Umsetzung in Eisenstadt intern durch eine einzelne Person abzudecken.

Also eine ziemlich herausfordernde Ausgangssituation für jemanden, der neu in ein solches Projekt einsteigt. Aber – wie manch einer vielleicht selbst schon erfahren hat – solche Umstände zeigen oft, wie ein Unternehmen wirklich „tickt“. Und die Barmherzigen Brüder Österreich haben mich hier massiv beeindruckt.

Die Vorgehensweise
Als Reaktion auf die Erkenntnisse aus der Einführung von IS-H in Wien und Eisenstadt und auf die Tatsache, dass sich das gesamte Projektteam verändert hat, wurde das Projekt „pausiert“ und es wurde eine Konsolidierungsphase gestartet.

Die internen Ressourcen wurden verdoppelt und es wurden statt dem einen Kollegen, der das Team leider verlassen hat, zwei neue Mitarbeiter für den Bereich SAP IS-H eingestellt – mein Kollege Mario und ich.

Das Projekt wird nun vom IT-Leiter und von Verantwortlichen aus der Provinzverwaltung persönlich begleitet und koordiniert. Gleich in unserer ersten Woche wurde ein großes Meeting mit der externen Partnerfirma einberufen, wo der gesamte ursprüngliche Projektplan in Frage gestellt wurde. Da sich deutlich gezeigt hat, dass dieser nicht durchführbar war, wurde ein neuer Rollout-Plan für die weiteren Häuser entwickelt. Dieser wird jedoch erst gestartet, wenn die Konsolidierung für Wien und Eisenstadt abgeschlossen ist und das System dort stabil läuft.

Es ist das erste Mal in meiner Berufslaufbahn, dass ich erlebe, wie ein Unternehmen einen bereits teilweise umgesetzten Projektplan, der nicht funktioniert, tatsächlich verwirft und nach besseren Lösungen sucht.

Die Umsetzung
Im Umgang mit diesem Projekt erfahren mein Kollege und ich, wie Vertrauen, Respekt, Qualität und Verantwortung bei den Barmherzigen Brüdern gelebt werden.

Seitens der Provinzverwaltung wurde und wird immer wieder betont, dass wir uns die Zeit nehmen dürfen und sollen, die wir brauchen, um die aktuelle Situation in den Häusern Wien und Eisenstadt zu erfassen und die bestehenden Fehler zu beheben.
Es gibt keinen unnötigen Zeitdruck, sondern der Fokus liegt darauf, nachhaltige Lösungen zu finden und ein stabiles System zu gestalten, in dem die Anwender gut arbeiten können.

Dabei vertrauen uns die verantwortlichen Führungskräfte, dass wir auch ohne konkrete Deadlines die Zeit gut nutzen und fachlich fundierte Schritte setzen – und dass wir ihnen die Daten zur Verfügung stellen, die sie brauchen, um die notwendigen Entscheidungen für das Projekt zu treffen. Wenn wir Beratung seitens der externen Firma, Schulungen oder andere Unterstützung benötigen, können wir diese unkompliziert anfordern.

Bei allen Herausforderungen, die das Projekt also mit sich bringt, geben uns die Entscheidungsträger durch diese Einstellung den Raum und die Sicherheit, die wir brauchen und gemeinsam arbeiten wir daran, die Einführung von SAP IS-H in allen Häusern gut umzusetzen.