Projekt „Einführung SAP IS-H“, Stand April 2022

Projektverläufe – es kommt immer anders, als man denkt

Meinen ersten Erfahrungsbericht habe ich im Herbst 2021 geschrieben – knapp zwei Monate nach meinem Arbeitsbeginn. Die seitdem vergangene Zeit hat wieder einmal gezeigt, dass Projektverläufe in der Realität häufig anders sind, als in der Planungsphase gedacht.

Zuerst gab es innerhalb des Projektteams an wichtigen Stellen personelle Veränderungen. Weiters stellte sich heraus, dass die Probleme in den beiden Häusern, die bereits mit IS-H arbeiten, doch um einiges zahlreicher waren, als zuerst angenommen. Hinzu kamen noch allfällige allgemeine Jahreswechsel-Arbeiten und andere wichtige Aufgaben, die die ursprünglich geplanten Projektressourcen zunehmend knapper werden ließen.

Da stand ich nun mit einer großen Menge an Tickets, in denen die offenen Probleme dokumentiert waren, und versuchte diese nach Priorität zu ordnen und zu lösen. An meiner Seite hatte ich zum Glück Unterstützung durch Martin und Josef, zwei externe Consultants. Aber kaum hatten wir Drei die Ärmel hochgekrempelt, als ein Hacker-Angriff alle Systeme der Consulting-Firma lahmlegte, wodurch unserer Arbeit erneut erschwert wurde. Trotzdem haben wir es gemeinsam geschafft, die wichtigsten Herausforderungen zu lösen und die Aufgaben rund um den Jahreswechsel zu erfüllen.

Einige gelöste Herausforderungen

• Priorisierte Behebung aller Probleme, die einen Abrechnungsstopp verursacht hätten
• Customizing für den Datenaustausch korrigiert und optimiert
• Fehlerhafte Stammdaten korrigiert und die daraus entstandenen Fehler bereinigt
• deutliche Reduzierung der Nachbearbeitungsliste der Schnittstelle im KH Wien 
• Neuanlage von Leistungen
• Durchführung von Vor-Ort-Betreuung und Schulungen in allen Bereichen 
• Begleitung von diversen Prozessoptimierungen sowie der Entstehung neuer Prozesse 
   

Wie haben wir das gemacht?

Eines der wichtigsten Elemente war und ist die klare und direkte Kommunikation. Durch laufende Abstimmungen, strukturierte Informationsverteilung und möglichst umfassende Dokumentation waren wir in der Lage, rasch zwischen den Themen zu wechseln. In regelmäßigen vierstündigen Workshops haben wir durch konzentrierte Bearbeitung mehrerer Tickets nicht nur die jeweiligen Probleme gelöst, sondern auch eine Menge über das System gelernt.

Auch ganz wichtig: Die Anwender*innen in den beiden Häusern gehören zu den nettesten und freundlichsten Usern, mit denen ich bisher gearbeitet habe – es ist wirklich eine sehr gute Zusammenarbeit! Meine Kolleg*innen aus den weiteren SAP-Modulen und den anderen IT-Teams sind ebenfalls eine große Hilfe. Wenn ich bei Problemen außerhalb von SAP IS-H nicht weiterkomme, gibt es immer jemanden, den ich anrufen kann.

Und dann der Punkt, den ich schon im ersten Bericht beschrieben habe:
Mein Chef DI Christian Neubauer hat sich als unbezahlbar gute Führungskraft erwiesen und mir vertraut, dass ich die richtigen Schritte setze. Er hat mir den Rücken freigehalten und soweit möglich, alle benötigten Ressourcen zur Verfügung gestellt. Besonders in sehr stressigen Phasen konnte ich mich auf seine persönliche und fachliche Unterstützung verlassen und ihn jederzeit anrufen (sein Büro ist in Graz, meines in Wien), um scheinbar unlösbare Probleme mit ihm zu besprechen. Beim diesjährigen Confare CIO Award wurde Christian übrigens als TopCIO ausgezeichnet – absolut verdient!

Langsam in ruhigere Gewässer
Für die bestehenden Herausforderungen im Projekt-Bereich LKF haben wir mit Hilfe eines weiteren sehr guten externen Beraters – Massimo Baccolini (scarlet.co.at) – bereits Lösungsvorschläge entwickelt.

Im KH Eisenstadt werden wir die Workarounds, die wir aufgrund der Dringlichkeit kurzfristig installiert haben, kontinuierlich monitoren und falls nötig weiter verbessern bzw. durch nachhaltige Lösungen ersetzen. Im KH Wien sind noch einzelne technische und organisatorische Probleme zu lösen, damit dort die Abrechnung ebenfalls in allen Bereichen optimal funktioniert.

Und wir haben in der Zwischenzeit einen wirklich guten externen Projektleiter – Alexander Jatzko (ba-mc.at) – gefunden, der aktuell die Prozesse analysiert und bereits ein Konzept für die Produktivsetzung der weiteren Häuser entwickelt.

Was uns noch fehlt? Sie!

Wir suchen jemanden, der/die

• Interesse daran hat, SAP IS-H intensiv kennenzulernen oder sogar schon Erfahrung in diesem Bereich mitbringt,
• gerne kommuniziert, organisiert, analysiert,
• Spaß daran hat, zwischen Anwendern und Technikern zu übersetzen
• und aus dem aktuellen 1-Personen-Team ein echtes Team macht!

Vielleicht kann ich beim nächsten Mal schon davon berichten, dass wir so jemanden gefunden haben…?

Bei Interesse wenden Sie sich gerne an Daniela Schick, Assistenz des Gesamtleiters IT-Services.